Senin, 29 Desember 2008

TEKHNIK SUKSES MENJADI SEKRETARIS ANDALAN

TEKHNIK SUKSES
MENJADI SEKRETARIS ANDALAN

“Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris itu tidak hanya terbatas pada kelancaran administrasi perusahaan. Salah besar, kalau sekretaris hanya dianggap seseorang yang cuma bisa ngangkat telpon dan jadi ‘bemper’ bos, “ tutur Nunik (28), sekretaris di sebuah IT Company.“Wah, jadi sekretaris itu nggak bisa cuma modal cantik dan bisa ngetik di komputer saja. Pada kenyataannya, seorang sekretaris ibarat tangan kanan atasan. Dia yang paling tahu jadwal dan kemauan atasan. Kalau Saya berprinsip justru jadi sekretaris membuka banyak kesempatan untuk belajar langsung dari si bos,” ungkap Lidya (27), sekretaris di sebuah perusahaan retail.



Baik Linda atau Nunik adalah sebagian dari karyawan yang sudah menyadari bahwa menjadi sekretaris itu bukanlah sebuah pekerjaan yang tidak punya orientasi karir yang menjanjikan. Walaupun begitu, tak jarang juga masih ada yang menyesal menjadi seorang sekretaris. Sepertinya : harga mati sekretaris cuma jadi asisten si bos !Padahal perlu Anda ketahui, bahwa kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuan untuk memperoleh dan memproses informasi, agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Nah, disinilah peran utama para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus mampu mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat.

Jakarta Consulting Group (JCG) menyarankan seorang sekretaris tidak hanya menguasai elemen-elemen utama dalam pengaturan waktu kerja tetapi juga mampu menyusun suatu prioritas yang tepat dan disukai. Selain itu, sekretaris harus bisa beradaptasi dengan perkembangan perusahaan. “Jadi bukan tidak mungkin, seorang sekretaris bisa naik posisi ke assistant business development, “ujar Siska Gunawan dari JCG.Lalu, teknik apakah yang harus dikuasai seorang sekretaris, untuk tidak sekedar jadi bemper bos saja ? Coba saja 3 teknik di bawah ini :

Pada bagian ini, seorang sekretaris biasanya yang paling tahu klien perusahaan dan atasannya. Ini kesempatan buat Anda dalam membantu sang atasan untuk mengembangkan network (jaringan kerja). Buatlah database klien, yang bisa mempermudah kerja Anda. Pelajari teknik komunikasi yang mempelajari karakter klien yang berbeda-beda. Ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui jenis komunikasi apa yang digunakan untuk orang-orang tertentu.

Institute of Company Secretaries of India menekankan pada pengajaran sekretaris yang mampu bertindak dalam situasi yang kompleks. “Seorang sekretaris harus bisa mencari akar permasalahan, karena sebenarnya dia-lah yang paling tahu perjalanan perusahaan.” Nilai lebih sekretaris adalah dia bisa mengambil keputusan dengan fakta, data dan informasi yang didapatnya langsung dari atasan dan bersifat akurat. Berbeda dengan posisi lain, yang justru ‘terbelakang’ dengan permasalah yang dihadapi perusahaan. Anda bisa saja memberikan saran atau alternatif jalan keluar pada atasan, selama Anda tahu fakta permasalahan yang sebenarnya.


Seorang sekretaris sebaiknya harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya. Untuk dapat menjalankan peran ini, sekretaris perlu mempelajari kemampuan manajerial yang memadai. Yang perlu dilakukan adalah Anda membuat daftar semua pekerjaan yang akan dilakukan dan mintalah atasan memberikan persetujuan untuk daftar tersebut. Ini untuk menghindari kesalahpahaman dalam penentuan prioritas kerja antara Anda dan atasan.

Minggu, 28 Desember 2008

Komunikasi Efektif dalam Tim

Komunikasi Efektif dalam Tim

Salah satu komponen penting dalam membangun sebuah teamwork yang baik adalah adanya komunikasi yang efektif dalam tim tersebut. Komunikasi dapat memperkuat ataupun memperlemah bahkan menghancurkan sebuah tim. Good communication can build up a team, bad one can break it. Komunikasi yang baik dapat membangun kekuatan sebuah tim, sedangkan komunikasi yang buruk dapat menghancurkannya.Pengelola rubrik: Aribowo Prijosaksono, Roy Sembel, dan Tim ManDiri Aribowo Prijosaksono (email:aribowo_ps@hotmail.com) dan Roy Sembel (http://www.roy-sembel.com) adalah co-founder dan direktur The Indonesia Learning Institute – INLINE (http://www.inline.or.id), sebuah lembaga pembelajaran untuk para eksekutif dan profesional.Oleh Jimmy SentosoBerikut adalah artikel mengenai komunikasi efektif dalam sebuah tim, yang ditulis oleh Jimmy Sentoso, mahasiswa peserta mata kuliah People Skill II program Magister Management Universitas Bina Nusantara.Bersatu kita teguh, bercerai kita runtuh. Tentu kita sudah sering mendengar semboyan tersebut di telinga kita. Semboyan ini merupakan salah satu semboyan dalam perjuangan bangsa kita dalam perang untuk merebut kemerdekaan. Hal ini dapat kita lihat secara nyata dalam contoh sebuah sapu lidi. Batang yang digunakan untuk membuat sapu lidi teramat tipis dan rapuh. Seorang anak berusia lima tahun pun dapat mematahkannya dengan mudah. Tetapi apa yang terjadi apabila kita menyatukan batang lidi yang teramat tipis dan rapuh tersebut menjadi sebuah sapu lidi? Jangankan seorang anak kecil yang berusia lima tahun, orang dewasa yang telah berusia dua puluh tahun pun tidak dapat mematahkannya walau ia menggunakan seluruh tenaganya. Begitu pula yang akan terjadi apabila kita bekerjasama dalam sebuah tim. Sebenarnya, setiap orang di planet ini terlibat atau melibatkan diri dalam pembangunan tim. Oleh karena itu, kita dirancang untuk berfungsi dalam jalinan dan hubungan saling ketergantungan dengan orang lain. Hal ini tidak terlepas dari sifat manusia yang merupakan makhluk sosial, yang harus berinteraksi dengan sesamanya untuk dapat hidup dengan baik. Sebuah perusahaan merupakan kerjasama dari tim. Sebuah klub sepak bola merupakan hasil kerjasama sebuah tim. Bahkan untuk hal-hal yang bersifat individual pun tetap memerlukan sebuah tim untuk dapat berfungsi secara baik. Sebagai contoh dapat kita lihat pada olahraga perseorangan seperti olah raga tinju, lari, golf maupun catur. Kita tidak dapat berhasil mencapai suatu kesuksesan dalam olah raga tersebut tanpa adanya kerjasama. Seorang atlet tinju, lari, golf, dan olah raga individu lainnya tetap membutuhkan pelatih, manajer, maupun para pendukungnya untuk saling bekerjasama dalam mencapai sukses. Kapan dan di mana pun orang bersama-sama atau berada dalam kebersamaan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, itulah sebuah tim. Prioritas utama sebuah tim apapun adalah untuk belajar berfungsi seefektif dan semulus-mulusnya sehingga secara individu dan bersama-sama, anggota tim itu dapat meraih sasaran yang tepat. Tidak ada seorang pun di dunia ini yang dapat meraih kesuksesan tanpa bekerjasama dengan orang lain. Kekuatan Kerja TimTEAM (Tim) bukanlah sekedar kata, melainkan juga merupakan akronim untuk suatu kebenaran yang dahsyat, yaitu Together Everyone Achieve More. Konsep dari tim ini terbentuk dari kata yang sering kita dengar berulang kali, yaitu sinergi. Kata sinergi ini berasal dari bahasa Yunani sunergos, ”sun” berarti bersama dan ”ergon” berarti bekerja. Sinergi berarti interaksi dari dua individu atau lebih atau kekuatan yang memungkinkan kombinasi tenaga mereka melebihi jumlah tenaga individu mereka.Kerja tim adalah kemampuan untuk bekerja sama menuju satu visi yang sama, kemampuan mengarahkan pencapaian individu ke arah sasaran organisasi. Itulah rangsangan yang memungkinkan orang biasa mencapai hasil yang luar biasa. Dalam mata kuliah Organizational Behavior yang pernah saya pelajari, terdapat demonstrasi bagaimana kerjasama dapat menghasilkan suatu hal yang luar biasa. Kami disuruh untuk membentuk beberapa tim yang beranggotakan lima orang, di mana kami semua belum memiliki kemampuan untuk menganalisis bidang ini dengan baik. Setiap orang dalam kelompok kami diminta untuk memberikan peringkat terhadap suatu hal berdasarkan urutan dari hal yang kami anggap paling penting. Setelah itu setiap pendapat dari kami digabungkan untuk mendapatkan rata-rata peringkat untuk setiap kelompok. Apa yang terjadi? Kesimpulan rata-rata kelompok kami mendekati jawaban yang telah diberikan. Bahkan apabila hasil dari setiap kelompok disatukan dan diambil rata-ratanya, maka penilaian kami hampir sama dengan penilaian para ahli di bidang tersebut.Demonstrasi nyata lain mengenai prinsip sinergi dapat kita lihat pula dalam kontes kuda penghela dalam kontes kuda penghela di suatu pekan raya kota. Kuda juara dalam kontes tersebut mampu menghela gerobak seberat 2.250 kilogram. Juara kedua sanggup menarik beban sebesar 2.000 kilogram. Dalam teori, berarti kedua kuda tersebut secara bersama-sama harus mampu menggerakkan maksimum 4.250 kilogram. Untuk uji coba teori tersebut, pemilik kedua kuda memadukan kedua kuda dan membebaninya dengan gerobak. Semua orang yang melihat terperangah. Kedua kuda tersebut mampu menarik beban seberat 6.000 kilogram, atau 1.750 kilogram lebih berat dibanding jumlah upaya yang mampu mereka lakukan sendiri-sendiri. Sinergi dapat dipakai untuk menyatukan tenaga individu, menutup keterbatasan individu, untuk menggandakan upaya individu, supaya sasaran yang lebih banyak dan lebih besar dapat dicapai.KomunikasiAda lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan. Kelima unsur tersebut adalah: pengirim pesan (sender), pesan yang dikirimkan (message), bagaimana pesan tersebut dikirimkan (communication channel), penerima pesan (receiver), dan umpan balik (feedback). Pesan tersebut disampaikan melalui suatu media komunikasi, sehingga dapat diterima dengan baik oleh si penerima, dan menghasilkan umpan balik yang berguna bagi si pengirim pesan. Yang dimaksud media komunikasi di sini bukan hanya berupa percakapan secara langsung dengan menggunakan suatu bahasa yang dapat dimengerti, melainkan segala hal yang dapat membuat individu saling berinteraksi dan saling mengerti mengenai pesan apa yang akan disampaikan, sehingga tidak terjadi salah penafsiran mengenai isi dari pesan tersebut. Media komunikasi tersebut bisa juga berupa isyarat melalui gerakan tubuh, morse, maupun melalui alat bantu seperti surat, gambar, serta alat bantu visual lainnya. Komunikasi dalam TimUntuk dapat membangun kerjasama dalam sebuah tim, diperlukan komunikasi antaranggotanya agar tujuan bersama dapat tercapai. Pernahakan kita membayangkan apa yang terjadi dalam suatu tim apabilla setiap anggota tim tidak dapat berkomunikasi dengan baik dengan anggota tim lainnya? Seberapa pun hebatnya kemampuan individu dalam suatu tim, mereka tidak akan ada gunanya apabila tidak dapat berkomunikasi antara yang satu dengan lainnya. Mereka hanya akan menjadi sebuah kelompok yang tidak tahu ke mana arah yang akan dituju. Keahlian mereka akan menjadi sia-sia apabila mereka tidak dapat mengkomunikasikannya dengan orang lain. Seperti yang telah dikatakan oleh William Shakespeare ”No man is lord of anything, though in and of him there be much consisting, till he communicate his part to other.” Contoh nyata yang sering kita lihat adalah pada pertandingan sepak bola. Sering kali pada pertandingan sepak bola, di mana terdapat suatu tim yang bertabur bintang dengan skil individu yang tinggi kalah oleh sebuah tim yang berisikan pemain dengan kemampuan skill individu yang tidak begitu menonjol. Apa yang menyebabkan tim tersebut dapat menang? Komunikasi yang baik dan saling pengertian antarpemain dalam tim tersebutlah yang menyebabkan tim yang diisi oleh pemain yang memiliki skill rata-rata dapat berubah menjadi tim yang hebat dan menakutkan. Hal ini telah diakui oleh pelatih sepak bola manapun di dunia ini. Mereka mengakui bahwa skill individu merupakan hal yang penting, tetapi ada hal yang lebih penting dalam suatu tim sepakbola; yaitu kerjasama tim, kesadaran akan tugasnya masing-masing dan saling pengertian antarpemain tim tersebut. Hukum Komunikasi EfektifPrinsip dasar yang harus kita perhatikan dalam berkomunikasi dapat kita rangkum dalam satu kata, yaitu REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble), yang berarti merengkuh atau meraih.Hukum pertama dalam berkomunikasi adalah Respect. Respect merupakan sikap hormat dan sikap menghargai terhadap lawan bicara kita. Kita harus memiliki sikap (attitude) menghormati dan menghargai lawan bicara kita karena pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaan orang tersebut. Samuel Johnson mengatakan bahwa ”There will be no RESPECT without TRUST, and there is no trust without INTEGRITY.”Hukum kedua adalah Empati, yaitu kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima. Prinsip dasar dari hukum kedua ini adalah ”Perlakukan orang lain seperti Anda ingin diperlakukan.” ”Seek first to understand then be understood to build the skills of emphatetic listening that inspires openness and trust.” (Stephen Covey)Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan atau pun umpan balik apa pun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Hukum ketiga adalah Audible. Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Kunci utama untuk dapat menerapkan hukum ini dalam mengirimkan pesan adalah:n Buat pesan Anda mudah untuk dimengertin Fokus pada informasi yang pentingn Gunakan ilustrasi untuk membantu memperjelas isi dari pesan tersebutn Taruhlah perhatian pada fasilitas yang ada dan lingkungan di sekitar Andan Antisipasi kemungkinan masalah yang akan munculn Selalu menyiapkan rencana atau pesan cadangan (backup)Hukum keempat adalah kejelasan dari pesan yang kita sampaikan (Clarity). Pesan yang ingin disampaikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity juga sangat tergantung pada kualitas suara kita dan bahasa yang kita gunakan. Penggunaan bahasa yang tidak dimengerti, akan membuat isi dari pesan kita tidak dapat mencapai tujuannya. Seringkali orang menganggap remeh pentingnya Clarity, sehingga tidak menaruh perhatian pada suara (voice) dan kata-kata yang dipilih untuk digunakan. Beberapa cara untuk menyiapkan pesan agar jelas yaitu:n Tentukan goal yang jelasn Luangkan waktu untuk mengorganisasikan ide kitan Penuhi tuntutan kebutuhan format bahasa yang kita pakain Buat pesan Anda jelas, tepat dan meyakinkann Pesan yang disampaikan harus fleksibelHukum kelima dalam komunikasi tim yang efektif adalah sikap rendah hati (Humble)Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Kerendahan hati juga bisa berarti tidak sombong dan menganggap diri penting ketika kita berbicara. Justru dengan kerendahan hatilah kita dapat menangkap perhatian dan respons yang positif dari si penerima pesan.Kita telah mengetahui betapa hebatnya fungsi dari suatu tim, di mana sekumpulan orang yang biasa saja dapat menghasilkan suatu output yang luar biasa. Namun tim tersebut akan menjadi tidak efektif apabila kita tidak dapat saling berkomunikasi. Oleh karena itu diharapkan kita dapat menggunakan kelima hukum komunikasi tersebut untuk membantu kita dalam menciptakan suatu tim yang solid.n

Selasa, 23 Desember 2008



Sejak pertama kali aku mengetahui grup band PETERPAN aku sangat mengagumi suara ARIEL yang begitu khas terdengar di telinga saya, walaupun saya tidak mengetahui judul dari lagunya. Begitu suara ARIEL bernyanyi, secara spontan telinga saya langsung memberi respon. Seolah-olah dia berbisik " hai Erbi, ARIEL sedang bernyanyi dengarkan baik-baik lagunya spesial untukmu." l

Tata Cara Bersikap yang Baik Dalam Menyelesaikan Masalah

Tata Cara Bersikap yang Baik Dalam Menyelesaikan Masalah:
1. Menyelesaikan masalah dengan bijaksana.
2. Menanggapi masalah denga tenang.
3. Jangan terburu-buru mengambil kesimpulan.
4. Berfikirlah matang-matang mengenai dampak yang akan datang
5. Jika ada sanggahan dari konsemen biarkan dia berbicara hingga selesai.